Як правильно оформити первинні документи для підтвердження витрат ФОП?

Головне управління ДПС у Херсонській області, Автономній Республіці Крим та м. Севастополі, опубліковано 25 травня 2026 о 12:24 Розділ: Новини

Головне управління ДПС у Херсонській області, Автономній Республіці Крим та м. Севастополі нагадує про вимоги до первинних документів для фізичних осіб - підприємців (далі - ФОП) на загальній системі оподаткування.

Для ФОП на загальній системі оподаткування первинний документ – це підстава для формування витрат. Оскільки об’єктом оподаткування є чистий дохід, то відсутність або неправильне оформлення документів може призвести до зменшення витрат. 

Первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:

назва документа; дата складання;

назва суб’єкта господарювання, від імені якого складено документ;

зміст та обсяг операції, одиниця виміру (грн, шт, кг тощо);

посади і прізвища осіб, відповідальних за операцію (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України);

особистий підпис або інші дані для ідентифікації особи.

Залежно від характеру господарської операції та технології обробки облікової інформації до первинних документів можуть включатися додаткові реквізити (номер документа, підстава для здійснення операції тощо).

Якщо первинний документ містить інформацію про дату (період) надання послуг, виконання робіт або оренди, то відсутність посади і підпису замовника на документі не є порушенням, за умови визначення такого порядку документування договором, укладеним у письмовій формі, та фіксації цих операцій у бухобліку в періоді їх здійснення.

Це правило не працює для обліку господарських операцій, за які сплачуються публічні кошти; здійснених на виконання договорів найму (оренди) державного або комунального майна; договорів будівельного підряду, проектно-вишукувальних робіт; договорів про пожертву, благодійну або гуманітарну допомогу.

Первинні документи можуть бути паперовими та електронними. Електронний документ є аналогом паперового, за умови накладення електронного підпису (ЕЦП/КЕП). На документ, створений автоматично програмою, теж має бути накладена електронна печатка або підпис.

Первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади, або виготовлених самостійно. Такі документи повинні містити обов’язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм.

У паперових документах вільні рядки обов’язково мають бути прокреслені. Документи складаються українською мовою.

Нормативна база: 

Податковий кодекс України, Закон України від 16 липня 1999 року № 996-ХІV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерством фінансів України від 24.05.1995 № 88.

Довідково: обирайте зручний для вас засіб комунікації для отримання консультацій або послуг та користуйтеся ресурсами ДПС: https://tax.gov.ua/media-tsentr/novini/958035.html.