Документи ФОП: як підтвердити витрати на товари та послуги від фізосіб

Головне управління ДПС у Херсонській області, Автономній Республіці Крим та м. Севастополі, опубліковано 20 серпня 2026 о 12:30 Розділ: Новини

Головне управління ДПС у Херсонській області, Автономній Республіці Крим та м. Севастополі нагадує, що Типова форма, за якою здійснюється облік доходів і витрат фізичними особами – підприємцями і фізичними особами, які провадять незалежну професійну діяльність (далі – Типова форма) та Порядок ведення типової форми, за якою здійснюється облік доходів і витрат, фізичними особами – підприємцями і фізичними особами, які провадять незалежну професійну діяльність (далі – Порядок № 261), затверджені наказом Міністерства фінансів України від 13.05.2021 № 261.

Документами, які підтверджують витрати, можуть бути, зокрема, платіжне доручення, прибутковий касовий ордер, квитанція, фіскальний чек, акт закупки (виконаних робіт, наданих послуг) та інші первинні документи, що засвідчують факт оплати товарів (робіт, послуг).

Визначення поняття «первинний документ» наведено в Законі України від 16 липня 1999 року № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженому наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88, відповідно до яких це документ, створений у письмовій або електронній формі, який містить відомості про господарську операцію.

Згідно з п.п. 14.1.180 п. 14.1 ст. 14 Податкового кодексу України (далі - ПКУ) фізична особа – підприємець, яка виплачує дохід фізичній особі (не самозайнятій), є податковим агентом.

Податковий агент зобов’язаний утримувати та перераховувати до бюджету ПДФО (п.п. 168.1.1 ст. 168 ПКУ) і військовий збір (п. 161 підрозд. 10 розд. XX ПКУ) за рахунок виплачуваного доходу.

Відомості про нараховані/виплачені доходи та утримані податки відображаються у Податковому розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі – Розрахунок) і подаються до ДПС лише за наявності таких виплат у звітному кварталі (п.п. «б» п. 176.2 ст. 176 ПКУ).

Отже фізична особа – підприємець як податковий агент при оплаті товарів, робіт, послуг (оренди та інше) у готівковій формі іншій фізичній особі – продавцю (виконавцю робіт, послуг), що не зареєстрована як самозайнята особа, може підтвердити понесені витрати договорами та актами закупки (виконаних робіт, наданих послуг) складеними на його ім’я та фізичної особи – продавця (виконавця робіт, послуг); платіжними документами, що підтверджують факт утримання ПДФО (військового збору) та перерахування його до бюджету; відомостями з Розрахунку.

Більше цікавої та корисної інформації на податкову тематику містить інтернет-сторінка податкової служби в області: https://kherson.tax.gov.ua/