Будь-які податкові повідомлення-рішення, податкові вимоги, листи чи акти перевірок обов'язково складаються в письмовій формі, підписуються посадовими особами органів податкової служби, завіряються печаткою (у визначених законом випадках) та відображаються в Електронному кабінеті.

1. Що є офіційною адресою платника податків?
Органи податкової служби надсилають документи виключно на офіційну податкову адресу, якою є для:

- фізичної особи (у тому числі ФОП) - місце проживання людини, за яким вона береться на облік у ДПС;

- юридичної особи (та їхніх філій) - її місцезнаходження, офіційно зареєстроване та внесене до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань.

Важливо про зміну адреси: якщо платник податків офіційно повідомив ДПС про зміну своєї податкової адреси (у строки за ст. 66 ПКУ), то він звільняється від виконання документів, що надіслані органами податкової служби на його стару адресу та повернулися до податкової з позначкою, що адресат не знайдений. Це право діє на період з дня держреєстрації зміни адреси до дня внесення змін до ваших облікових даних у податковій службі.

2. Способи вручення документів
Залежно від того, чи подав платник податків заяву про листування через Електронний кабінет, документи вручаються в один із таких способів:

Варіант А. В електронній формі (через Електронний кабінет)
Застосовується до платників, які подають звітність в електронній формі / пройшли онлайн-ідентифікацію та подали заяву про бажання вести листування через кабінет (для фінансових агентів цей спосіб є обов'язковим).

У такому разі документ надходить до Електронного кабінету та одночасно на e-mail платника приходить сповіщення (із зазначенням виду документа, дати й часу його відправлення).

Документ вважається врученим, якщо він сформований за всіма правилами законів про ЕЦП та є доступним у приватній частині кабінету.

Датою його вручення є дата, зафіксована в автоматичній текстовій квитанції про доставку. Якщо документ доставлено після 18:00, або у вихідний/святковий день, він офіційно вважається врученим у перший наступний робочий день.

Якщо податкова служба протягом 2 робочих днів з моменту відправлення не отримає автоматичну квитанцію про доставку в кабінет, то на 3-й робочий день вона надішле платнику паперовий дублікат рекомендованим листом або вручить особисто. При цьому час очікування квитанції не зараховується у загальні строки надсилання документів.

У разі отримання документа в електронній формі, платник має право отримати його паперову версію. Податкова служба зобов'язана надати її протягом 3 робочих днів після отримання звернення платника.

Платник податків може 1 раз на рік подати через кабінет заяву про відмову від отримання документів в електронній формі. Листування припиниться з дати, зазначеної у квитанції про доставку цієї заяви до ДПС.

Варіант Б. У паперовій формі
Застосовується, якщо платник не подавав заяву на електронне листування або електронна доставка за Варіантом А дала збій.

Документи вважаються врученими належним чином, якщо вони:

- вручені особисто платнику податків або його законному представнику;

- надіслані рекомендованим листом з повідомленням про вручення на офіційну податкову адресу (місцезнаходження).

Якщо пошта повертає лист у зв'язку з відсутністю посадових осіб за адресою, їхню відмову прийняти документ або через те, що фірму не знайшли за її фактичним місцезнаходженням - документ все одно вважається офіційно врученим платнику податків! Датою вручення в такому випадку буде день, який поштова служба зазначила в повідомленні про причини невручення.